Para melhor uso da Caixa de Entrada, vamos entender quais são as principais funcionalidades, onde localizam e o passo a passo para utilização.
1 - Captura de boletos
A plataforma captura boletos de três formas:
Forma | Detalhes |
DDA | A plataforma é atualizada de hora em hora com os boletos emitidos contra seu CNPJ |
Seus fornecedores enviam pagamentos diretamente para a plataforma por meio de um endereço de e-mail personalizado. | |
Inserção Manual | O usuário cria um pagamento e insere a linha digitável do boleto e outras informações; |
Assim que um boleto é capturado, a plataforma interpreta suas informações e criar um novo registro de pagamento, preenchendo automaticamente os seguintes dados: linha digitável, valor, data de vencimento e remetente.
Anexos enviados com o e-mail, como nota fiscal e o próprio corpo do e-mail, também são registrados e classificados automaticamente.
Para acessar essas informações, basta clicar no registro que deseja visualizar:
Os registros são organizados em três abas:
Aba | O que contém |
Entrada |
|
Não Identificado |
|
Arquivo |
|
A situação de cada registro é atualizado em tempo real, com base nas movimentações que você realizar:
Situação | O que significa |
Lançado | O pagamento identificado no item (e-mail ou DDA) já foi lançado na central de pagamentos |
Mesclado | As informações do item foram mescladas a um pagamento previamente lançado na central |
Pago | O pagamento lançado a partir do item já foi liquidado junto ao banco |
Pendente | O item da caixa de entrada aguarda uma ação do usuário: lançar, mesclar ou arquivar |
Duplicidade | A plataforma identificou um pagamento lançado na central (pago ou não) com o mesmo boleto |
Spam | O remetente do item foi registrado previamente na lista de spam |
É possível filtrar os pagamentos da sua caixa de entrada por:
Data de vencimento: data em que o boleto vence;
Data de recebimento: data em que o item foi recebido na caixa de entrada;
Origem: DDA ou e-mail;
Outras informações: nome, CPF ou CNPJ da pessoa beneficiária e texto do assunto (para e-mails).
Preenchimento para pagamento de Boleto via linha digitável
Ao processar um boleto em nossa plataforma, uma forma mais ágil de preenchimento é colar a linha digitável do código de barras no campo correspondente. Ao realizar esta ação:
O sistema busca os dados do boleto na CIP (Câmara Interbancária de Pagamentos).
O sistema preenche automaticamente as informações da linha digitável do boleto, como valor, data de vencimento e CNPJ do pagador.
Através do CNPJ do pagador, o sistema busca ou cadastra automaticamente o pagador em nossa plataforma.
Nenhum dos dados (Pessoa, Valor, etc) pode ser editado nesse caso.
2 - Captura de NFS-e
Capturamos a nota fiscal de duas formas:
Canal | Detalhe |
A captura acontece quando uma nota fiscal for enviada para o e-mail da caixa de entrada, fornecido pela plataforma. | |
API | A plataforma é atualizada de hora em hora com as notas de serviço emitidos contra o CNPJ da empresa |
Assim que uma nota de serviço é capturada, a plataforma interpreta suas informações e cria um registro na caixa de entrada, preenchendo automaticamente os seguintes dados: número da nota, data de emissão e valor.
No momento, a captura automática de NFS-e acontece apenas para notas emitidas no estado de São Paulo.
Para evitar duplicidades, ao capturar uma nota a plataforma realiza as seguintes análises:
Existe algum pagamento lançado com a mesma nota?
Existe algum registro na caixa de entrada com a mesma nota?
Caso não exista um registro da nota, a coluna "Conteúdo" da caixa de entrada será atualizada para "NFS-e".
Caso já exista um registro daquela nota, a coluna "Conteúdo" da caixa de entrada será atualizada para "Múltiplos Anexos".
Sugestão de Mesclagem
Quando uma nota fiscal capturada tem informações semelhantes a um pagamento já lançado, a plataforma sugere automaticamente uma mesclagem - por meio do ícone de lâmpada.
Ao clicar sobre o registro da nota e em "Mesclar Pagamento", a plataforma indicará automaticamente o pagamento com mais semelhança. Você também pode buscar outros lançamentos pela data (1) ou filtro (2):
Após selecionar com qual pagamento deseja mesclar a nota:
O arquivo da nota fiscal será anexado ao pagamento lançado;
O histórico do pagamento será atualizada, indicado que houve uma mesclagem;
A nota fiscal será movida para a aba "Arquivo" e a a coluna "Situação" para "Lançado";
2 - Mesclagem de itens a pagamentos já lançados
Caso receba um item cujo pagamento já tenha sido lançado anteriormente, você poderá mesclar as informações de ambos os registros, como dados do boleto e anexos.
Essa função é especialmente útil para atualizar o registo de pagamentos provisionados, uma vez que, assim que o boleto referente àquele registro for identificado via e-mail ou DDA, é possível fazer a mescla entre os dois, transformando a provisão em um pagamento pendente e apto para enviar ao banco.
4 - Regras de lançamento
Para tornar o processo de análise de pagamentos ainda mais ágil, você pode utilizar nossas regras de lançamento. Com elas, você consegue:
Lançar pagamentos automaticamente;
Preencher informações de classificação, centro de custo e competência;
Descartar boletos indevidos.
Para criar uma regra, basta definir quais critérios precisam ser atendidos para que uma das ações acima seja realizada. É possível criar regras utilizando os seguintes campos:
Remetente do e-mail ou CNPJ;
Valor do pagamento;
E-mails cuja duplicidade foi reconhecida.