Para garantir que os colaboradores da sua empresa possam realizar solicitações de pagamento de forma eficiente, e que essas solicitações sejam direcionadas corretamente para aprovação, siga os passos abaixo.
1. Cadastro de Usuários: Adicione as pessoas. Registre os usuários e vincule-os aos seus cargos no organograma da empresa.
2. Configuração de Cargos de Squad: Defina os cargos dentro dos Squads.
3. Configuração das Squads: Organize os grupos de trabalho (Squads).
4. Configuração das Réguas de Aprovação: Estabeleça o fluxo de aprovação das solicitações.
5. Configuração dos Tipos de Solicitação: Configure os tipos principais de solicitações.
6. Lançamento de Pagamentos: Permita que os colaboradores façam solicitações. Estas serão direcionadas aos gestores para aprovação e, posteriormente, lançadas para pagamento e enviadas ao banco.
1. Cadastro de Usuários
Primeiramente, é necessário cadastrar as Pessoas no sistema. Cada usuário deve ser vinculado ao seu respectivo cargo e departamento, conforme o organograma da empresa. Isso assegura que as solicitações sejam encaminhadas para as pessoas corretas.
Acesse a seção de pessoas de duas maneiras: Busque por “Pessoas” no buscador no topo da página ou no menu principal selecione “Configurações” e em seguida selecione “Pessoas”.
Cadastre todos os membros da sua empresa. Cadastre individualmente ou clique em importação e carregue uma planilha com todas as pessoas.
Para preencher, coloque os nomes e os dados necessários.
Salve
Após cadastrar as pessoas, é necessário vinculá-las como usuários no sistema. Siga os passos abaixo para realizar essa configuração:
No menu, vá em Configurações, clique em Sistema.
No submenu Base, clique em Usuários.
Para adicionar Novo Usuário, Clique em Novo.
Insira o nome de login, o e-mail da pessoa.
No campo de nome, comece a digitar o nome da pessoa. A partir de dois caracteres, o sistema buscará a pessoa previamente cadastrada.
Crie uma senha para o novo usuário.
Configure Permissões selecionando nas caixinhas as opções pertinentes, como a capacidade de ver dados sensíveis.
Certifique-se de que a opção de usuário ativo esteja habilitada.
Clique em Salvar para concluir a criação do novo usuário.
2. Configuração de Cargos de Squad
Para facilitar o entendimento, vamos a um exemplo. Imagine que temos 2 times, cada um com seus respectivos solicitantes e níveis de limite para a aprovação, conforme ilustração.
Primeiro, crie os Cargos nos Squads. É neste momento que você define quais cargos que poderão aprovar pagamentos e solicitar pagamentos. No exemplo acima, temos dois squads com 3 cargos cada: Solicitante, Aprovador até R$1000,00 e Aprovador acima de R$ 1000,00.
No menu principal, clique em “Configurações” e “Sistema”.
Agora no menu Squads, clique em “Cargos de Usuário em Squads”
Para verificar Cargos Existentes: Na sessão Cargos de Usuários em Equipe, visualize todos os cargos já configurados.
Clique em Editar para modificar ou verificar as configurações de cargos existentes.
Para os usuários que precisam aprovar solicitações, marque a caixinha de Gestor. E também a caixinha “Ativo”.
Para usuários que irão solicitar pagamentos ou reembolsos, no exemplo chamado de Solicitante, precisam estar somente marcados como Ativo.
Para criar Novo Cargo: Clique em Novo.
Preencha o Nome do cargo necessário.
Para um aprovador, marque as opções Gestor e Ativo, depois clique em Salvar.
Para um solicitante, apenas marque a caixinha de Ativo e clique em Salvar.
3. Configuração das Squads
Agora, configure as Squads propriamente ditas. As Squads são grupos de trabalho que facilitam a organização e a gestão das tarefas e aprovações. Organizaremos aqui como exemplo seguindo o caso de uso colocado no item anterior.
No exemplo temos 2 Squads. Isso significa que temos 2 grupos de hierarquia com cargos diferentes. Nessa fase iremos adicionar os usuários aos squads com os respectivos cargos.
No menu inicial, em “Configurações”, selecione “Sistema”.
No submenu “Squads”, selecione Squads.
Para criar um Novo Squad, clique em “Nova”.
Digite o Nome do Squad, marque a opção Ativo e clique em Salvar.
Para adicionar Usuários ao Squad, clique em Usuários.
Selecione o Cargo no Squad do usuário que deseja adicionar, conforme configurado previamente.
Selecione o Nome do Usuário que também já foi adicionado ao sistema.
Clique em Adicionar.
O usuário será marcado se for um cargo de gestão, ou seja: Usuário que é assinalado como gestor que poderá aprovar as solicitações conforme as regras de aprovação.
Para visualizar o que foi configurado, clique novamente em Usuários e você verá a lista.
Para editar um Squad já criado, você pode clicar em editar, poderá assim Editar o “Nome”, ativar ou desativar o Squad.
Ao clicar em “Usuários” você pode ver todos os usuários associados ao Squad e realizar edições necessárias como “Remover” usuários quando necessário clicando no “x” ou “Adicionar” novos usuários.
4. Configuração das Regras de Aprovação
Estas réguas irão determinar o fluxo de aprovação das solicitações, garantindo que cada pedido passe pelos devidos responsáveis antes de ser aprovado.
Tudo que configuramos vale tanto para solicitação de reembolso quanto para solicitação de pagamento. Ou seja, reembolso é quando o solicitante é o próprio beneficiário da solicitação, enquanto pagamento é será direcionado para quitação com um terceiro.
a) Regras de Reembolso
Primeiro Criamos as Regras de Reembolso, e depois as alçadas de aprovação de reembolso.
No menu principal, clique em Configurações, depois em Sistema, desce até o submenu Reembolso e clique em Regra de Aprovação.
Configurar Regras de Aprovação de Reembolso:
Clique em “Nova”.
Podemos criar uma regra para uma pessoa, para um centro de custo, ou deixar as duas primeiras opções em branco e criar a regra para um Squad. Existe um texto auxiliar explicando todos os campos na tela:
Prazo: Defina o prazo em dias para o reembolso ser efetuado após a solicitação. Exemplo, sempre só pagar após 5 dias da solicitação. Ou, deixamos em branco para pagar assim que aprovado.
Dias Possíveis: Configure os dias específicos do mês em que os reembolsos serão pagos. Para casos de empresas que possuem dias específicos de pagamentos, exemplo dia 15 e dia 30. Então se a pessoa solicitou no dia 16, mesmo o responsável aprovando no mesmo dia, o pagamento só seria feito dia 30.
Agrupar Pagamentos: Opção para agrupar múltiplos reembolsos de um mesmo solicitante em um único pagamento.
Tipo Folha de Pagamento é uma funcionalidade que não está disponível hoje no produto e será removida em breve.
Podemos deixar essas opções em branco para que no dia que a pessoa solicitar, o responsável aceite e no mesmo dia era será lançada para pagamento.
Após dar o OK, você irá retornar ao menu e clicar em Alçadas. É onde configuramos as condições de pagamento em si.