Uma nota contábil (ou lançamento contábil manual) é um registro interno feito na contabilidade da empresa para refletir movimentações que não têm um documento fiscal diretamente atrelado (como nota fiscal ou recibo), mas que ainda assim impactam o patrimônio ou resultado da empresa.
Ela serve como complemento à escrituração contábil, garantindo que todas as movimentações relevantes sejam registradas — mesmo quando não há um documento formal emitido por terceiros.
Situação Por que usar nota contábil?
Retenção de impostos em pagamentos Para registrar os tributos retidos e a obrigação de recolhê-los Provisão de despesas (ex: 13º, férias) Antecipar contabilmente um custo futuro Reclassificações internas (ex: de centro de custo) Corrigir lançamentos ou ajustar contas Juros, multas ou variações cambiais sem documento fiscal Registrar efeitos financeiros que não vêm acompanhados de NFe
Quem solicita uma nota contábil?
Geralmente, quem solicita são:
Contadores e times de contabilidade (internos ou terceirizados)
Controllers ou analistas financeiros
Em alguns casos, auditores recomendam registros para ajuste de balancetes
Time fiscal, quando há retenções de impostos ou ajustes manuais
Para que serve?
Garantir conformidade contábil: Ajuda a manter a contabilidade alinhada com os princípios contábeis (como competência e prudência).
Registrar movimentações não documentadas fiscalmente
Atender obrigações legais, como demonstrações contábeis, auditorias ou declarações acessórias
Manter rastreabilidade e conciliação patrimonial
É obrigatório?
Sim, em alguns casos, é obrigatória para que a empresa esteja em conformidade com as normas contábeis brasileiras (CPCs e Lei 6.404/76). Por exemplo:
Provisões contábeis obrigatórias
Retenções de tributos federais (que devem ser escrituradas mesmo sem documento fiscal)
Reconhecimento de despesas e receitas por competência
Mesmo quando não é formalmente exigida, ela é altamente recomendada para manter a contabilidade correta e auditável.
A nota contábil não é um documento fiscal, mas é uma peça-chave da contabilidade formal da empresa. Serve para registrar situações que afetam o resultado ou o patrimônio da empresa e que precisam constar nos livros contábeis, mesmo sem um comprovante externo.