Se uma NFS-e saiu com erro, existem três caminhos: a carta de correção, a substituição ou o cancelamento seguido de uma nova emissão. O caminho certo depende do tipo de erro e do que o município responsável pela nota permite.
Atenção: a carta de correção e a substituição não são feitas na Kamino. Elas são feitas no portal da prefeitura ou no Portal Nacional da NFS-e, conforme o emissor usado pela sua empresa.
Carta de correção
A carta de correção é um documento que ajusta uma informação da nota sem cancelá-la. Ela só serve para erros que não mudam o imposto nem os dados das partes.
Nem todo município aceita carta de correção para NFS-e. No Emissor Nacional, ela não existe: a correção é feita por substituição.
Onde a carta de correção existe, as regras costumam ser restritas. Em São Paulo, por exemplo, ela só corrige a discriminação dos serviços (o texto que descreve o serviço). Ela não pode ser usada para corrigir:
valores, base de cálculo, alíquota, deduções ou código do serviço;
dados cadastrais do prestador ou do tomador;
número e data de emissão da nota ou do RPS;
local de incidência do ISS ou responsabilidade pelo recolhimento.
Substituição
Na substituição, você emite uma nova NFS-e (a nota substituta) no lugar da nota com erro. A nota original fica cancelada e vinculada à nova.
No Emissor Nacional, a substituição é feita no Portal Nacional da NFS-e: em NFS-e Emitidas, selecione a nota e clique em Substituir. Na substituição, é possível ajustar, por exemplo, os dados do tomador, a descrição do serviço, os valores e as informações complementares.
Os campos que podem ser alterados por meio da substituição dependem das regras estabelecidas pelo município responsável pela NFS-e. Enquanto alguns municípios permitem a alteração de diversos dados da nota, outros impõem restrições específicas sobre quais informações podem ser modificadas.
Caso a substituição não seja permitida para o tipo de erro identificado, pode ser necessário cancelar a NFS-e e emitir uma nova nota.
Qual caminho usar
Erro só no texto da descrição do serviço: use a carta de correção, se o município aceitar. Se não aceitar, use a substituição.
Erro em valores, dados do tomador ou informações que mudam o imposto: use a substituição, se o município permitir.
Erro em competência, local da prestação ou código do serviço: cancele a nota e emita uma nova.
Para saber qual emissor a sua empresa usa, veja Emissor municipal e nacional de NFS-e.
E na Kamino?
Não é possível corrigir uma NFS-e na Kamino depois que ela foi emitida. A Kamino também não emite carta de correção nem nota substituta: essas correções são feitas no portal da prefeitura ou no Portal Nacional da NFS-e.
Se o erro exigir cancelar a nota e emitir uma nova, você pode fazer os dois na Kamino. Veja como em Cancelando NFS-e.
Dúvidas frequentes
Qual é o prazo para corrigir uma NFS-e?
Depende do município. Para entender o que muda de uma cidade para outra, confira Entenda o prazo para cancelar NFS-e em cada município.
Quem decide qual caminho usar?
As regras são definidas pelo município responsável pela nota. Em caso de dúvida, confirme com a sua contabilidade antes de corrigir.