O que são Ordens de Compra?
As Ordens de Compra automatizam o recebimento e aprovação de boletos recorrentes na Kamino. São ideais para pagamentos mensais previsíveis, como aluguéis, softwares, energia elétrica e outros serviços que chegam com data e valor fixos.
Além de centralizar a gestão, a ordem de compra elimina retrabalho e garante mais controle no processo de contas a pagar.
A Ordem de Compra (OC) é uma programação de pagamentos com valor e periodicidade definidos. Ela evolui a antiga "Caixa de Entrada", pois cria um endereço de e-mail exclusivo para cada OC. Esse e-mail recebe os boletos automaticamente e lança os pagamentos já classificados com:
Pessoa
Centro de custo
Classificação da despesa
Importante: os lançamentos só são criados quando o boleto é enviado para o e-mail gerado pela OC.
Funcionamento da chave no e-mail
O e-mail gerado para cada OC contém uma chave de segurança (ex: oc.12.f938fj@...). Essa chave:
Impede que boletos sejam enviados para outras OCs por engano
É alterada sempre que o valor limite mensal é modificado
Garante que só boletos com os parâmetros da ordem sejam processados automaticamente
Se o valor do boleto recebido for maior do que o limite da OC, o lançamento fica pendente de aprovação por um usuário autorizado.
Tipos de Ordem de Compra
Contínua (mensal): para pagamentos recorrentes, como serviços de aluguel ou consultorias
Avulsa: para compras específicas, como aquisição parcelada de equipamentos
Criando uma Ordem de Compra
Caminho de acesso:
Menu principal > Central de Pagamentos > Compras > Nova Ordem de CompraEscolha entre mensal ou avulsa
Preencha os dados obrigatórios:
Pessoa fornecedora
Valor limite mensal ou total
Data limite (para encerramento da OC)
Classificação, centro de custo e unidade de negócio
Se desejar, anexe manuais, contratos ou instruções de uso
Salve ou clique em Salvar e mais para continuar cadastrando
Somente usuários com perfil de Operador de Compras podem criar ordens de compra.
Aprovando uma Ordem de Compra
Após o preenchimento, a OC precisa ser aprovada por um usuário com permissão de Aprovador de Compras.
A aprovação libera a Ordem de Compra para receber boletos automaticamente
Uma vez aprovada, o e-mail da OC já pode ser compartilhado com o fornecedor
Como os boletos são lançados automaticamente
Quando o fornecedor envia o boleto para o e-mail da OC:
A plataforma identifica o anexo do boleto
Verifica se o valor está dentro do limite
Se estiver, o pagamento é criado automaticamente em Contas a Pagar
Boletos fora do limite geram uma notificação de aprovação pendente.
Acompanhando pagamentos
Em Pagamentos, você pode visualizar:
Todos os boletos lançados automaticamente
Valores pendentes de aprovação
Histórico de envios e aprovações
Casos especiais
Boletos sem anexo ou fora do padrão não são processados
Notas fiscais de entrada (NF-e) não vinculam automaticamente com a OC, mas podem ser lançadas manualmente
A OC pode ser usada mesmo sem boleto, mas os lançamentos deverão ser feitos manualmente
Recomendações finais
Envie ao fornecedor um e-mail com o endereço exclusivo da OC
Oriente para que os boletos sejam enviados como anexo PDF
Mantenha o valor limite atualizado conforme os boletos recebidos
Valide permissões de Operador e Aprovador de Compras no cadastro de usuários