Configurar corretamente a estrutura de aprovação garante que cada solicitação de pagamento ou reembolso passe pelas pessoas certas, dentro dos limites de valor definidos pela sua empresa, com mais segurança, controle e agilidade no dia a dia do financeiro.
Neste artigo você vai aprender, do início ao fim, a montar essa estrutura: cadastrar usuários, definir cargos, organizar squads e criar as regras e alçadas de aprovação.
Permissões necessárias: esta configuração deve ser feita por um usuário com permissão de Parametrizador no módulo de Solicitação de Pagamentos e Reembolso. Para entender os níveis de acesso, veja o artigo Níveis de permissões.
Prefere assistir? Veja o vídeo abaixo ou siga o passo a passo escrito.
1. Cadastro de Usuários
Primeiro, cadastre as Pessoas na Kamino. Cada usuário deve ser vinculado ao seu respectivo cargo e departamento, conforme o organograma da empresa. Isso assegura que as solicitações sejam encaminhadas para as pessoas corretas.
Cadastrar as Pessoas:
Acesse a seção de Pessoas de duas maneiras: busque por “Pessoas” no campo de busca no topo da página, ou no menu principal selecione Configurações > Pessoas.
Cadastre todos os membros da sua empresa — individualmente ou clicando em Importação para carregar uma planilha com todas as pessoas de uma vez.
Preencha os nomes e os dados necessários.
Clique em Salvar.
Depois de cadastrar as Pessoas, vincule-as como usuários. Siga os passos abaixo:
No menu, vá em Configurações > Sistema.
No submenu Base, clique em Usuários.
Para adicionar um novo usuário, clique em Novo.
Insira o nome de login e o e-mail da pessoa.
No campo de nome, comece a digitar. A partir de dois caracteres, a Kamino busca a pessoa já cadastrada.
Crie uma senha para o novo usuário.
Configure as permissões marcando as opções pertinentes, como a de ver dados sensíveis.
Certifique-se de que a opção Usuário ativo esteja habilitada.
Clique em Salvar para concluir.
2. Configuração de Cargos de Squad
Para facilitar o entendimento, vamos a um exemplo. Imagine que temos 2 times, cada um com seus solicitantes e níveis de limite de aprovação, conforme a ilustração.
Comece criando os Cargos nos Squads. É neste momento que você define quais cargos poderão solicitar e quais poderão aprovar pagamentos. No exemplo acima, temos dois squads com 3 cargos cada: Solicitante, Aprovador até R$ 1.000,00 e Aprovador acima de R$ 1.000,00.
No menu principal, clique em Configurações > Sistema.
No menu Squads, clique em Cargos de Usuário em Squads.
Para verificar os cargos já existentes, visualize a lista na seção Cargos de Usuário em Squads e clique em Editar para conferir ou alterar as configurações.
Para usuários que aprovam solicitações, marque as caixas Gestor e Ativo.
Para usuários que apenas solicitam (Solicitante, no exemplo), marque somente a caixa Ativo.
Para criar um novo cargo, clique em Novo e preencha o nome do cargo.
Para um aprovador, marque Gestor e Ativo e clique em Salvar. Para um solicitante, marque apenas Ativo e clique em Salvar.
Dica: a caixa Gestor é o que diferencia um aprovador de um solicitante. Só quem tem o cargo marcado como Gestor pode aprovar solicitações conforme as regras de aprovação.
3. Configuração das Squads
Agora, configure as Squads propriamente ditas. As Squads são grupos de trabalho que organizam as tarefas e aprovações. Vamos seguir o mesmo exemplo da etapa anterior.
No exemplo temos 2 Squads, ou seja, 2 grupos de hierarquia com cargos diferentes. Nesta fase, adicionamos os usuários aos squads com os respectivos cargos.
No menu, em Configurações, selecione Sistema.
No submenu Squads, selecione Squads.
Para criar um novo Squad, clique em Novo.
Digite o nome do Squad, marque a opção Ativo e clique em Salvar.
Para adicionar usuários ao Squad, clique em Usuários.
Selecione o Cargo no Squad do usuário, conforme configurado na etapa anterior.
Selecione o Nome do usuário (já cadastrado na Kamino) e clique em Adicionar.
Usuários com cargo de gestão ficam assinalados como gestores — são eles que poderão aprovar as solicitações conforme as regras de aprovação.
Para consultar ou editar um Squad já criado:
Clique em Usuários para ver a lista completa de quem está no Squad.
Clique em Editar para alterar o nome ou ativar/desativar o Squad.
Em Usuários, você também pode Remover alguém (clicando no “x”) ou Adicionar novos usuários.
4. Configuração das Regras de Aprovação
As regras de aprovação determinam o fluxo das solicitações, garantindo que cada pedido passe pelos responsáveis corretos antes de ser aprovado. Elas valem tanto para reembolso quanto para pagamento:
Em ambos os casos, a configuração acontece em duas partes: primeiro a Regra de Aprovação (prazo e condições de pagamento) e depois as Alçadas (quem aprova e até qual valor).
a) Regras de Reembolso
No menu principal, clique em Configurações > Sistema, desça até o submenu Reembolso e clique em Regra de Aprovação.
Configurar a Regra de Aprovação de Reembolso:
Clique em Nova.
Defina o alcance da regra: você pode criá-la para uma pessoa, para um centro de custo ou, deixando esses dois campos em branco, para um Squad. Há um texto auxiliar na tela explicando cada campo.
Prazo: defina em quantos dias o reembolso será efetuado após a solicitação (ex.: pagar só 5 dias depois). Deixe em branco para pagar assim que aprovado.
Dias Possíveis: configure os dias do mês em que os reembolsos são pagos (ex.: dias 15 e 30). Assim, uma solicitação feita no dia 16, mesmo aprovada no mesmo dia, só é paga no dia 30.
Agrupar Pagamentos: agrupa múltiplos reembolsos de um mesmo solicitante em um único pagamento.
Se quiser que o pagamento seja lançado assim que aprovado, deixe esses campos em branco.
Clique em OK para salvar a regra.
Configurar as Alçadas de Reembolso:
Depois de salvar a regra, clique em Alçadas. É aqui que você define as condições de aprovação — as faixas de valor e quem aprova cada uma delas.
Clique em Nova para criar uma alçada.
Defina a faixa de valor da alçada (ex.: até R$ 1.000,00).
Vincule o cargo aprovador responsável por aquela faixa, conforme os cargos de Squad criados na etapa 2 (ex.: Aprovador até R$ 1.000,00).
Repita o processo para as demais faixas (ex.: uma alçada para valores acima de R$ 1.000,00, vinculada ao aprovador correspondente).
Clique em Salvar.
b) Regras de Pagamento
A lógica é a mesma do reembolso, mudando apenas o submenu.
No menu principal, clique em Configurações > Sistema e desça até o submenu Pagamento.
Clique em Regra de Aprovação e, em seguida, em Nova.
Defina o alcance da regra (pessoa, centro de custo ou Squad) e os campos de prazo, dias possíveis e agrupamento, da mesma forma que no reembolso.
Clique em OK para salvar.
Em seguida, clique em Alçadas e configure as faixas de valor e os cargos aprovadores, exatamente como na etapa de reembolso.
Pronto! Com usuários, cargos, squads, regras e alçadas configurados, sua empresa está preparada para receber e aprovar solicitações com agilidade e segurança.
Dúvidas Frequentes
Qual a diferença entre reembolso e pagamento?
No reembolso, o solicitante é o próprio beneficiário (ex.: um colaborador que adiantou uma despesa). No pagamento, a quitação vai para um terceiro (ex.: um fornecedor). Reembolsos só podem ser solicitados por usuários vinculados a Pessoas Físicas (com CPF cadastrado).
Preciso configurar as regras separadamente para reembolso e pagamento?
Sim, Embora a lógica seja idêntica, cada uma é configurada no seu próprio submenu — Reembolso e Pagamento.
Posso ter mais de um nível de aprovação para o mesmo valor?
Sim. As alçadas permitem definir faixas de valor e vincular diferentes cargos aprovadores a cada faixa, criando quantos níveis a sua empresa precisar.